Kako pripremiti učinkovit virtualni sastanak?

Prvi korak je da testirate tehnologiju – njeno testiranje neka vam bude prvo na popisu, jer ne bude li vam radila tehnologija zaboravite na sve drugo.

Drugi korak je postaviti si jasne alate koje ćete koristiti za vrijeme vašeg virtualnog sastanka. Hoće li to biti neka anketa ili nešto slično odlučite, ali svakako odlučite prije same pripreme.

Treći korak je znati i imati jasne ciljeve. Odgovorite si na pitanje što želite postići tim virtualnim sastankom, koje ključne poruke želite

poslati ili koje konkretne odgovore biste željeli dobiti od svojih sugovornika.

Pripremate li prezentacije one nikako ne smiju biti predugačke, trebaju sadržavati što više fotografija, a po mogućnosti i video zapisa i što je moguće manje teksta Posebno cijelih i dugačkih rečenica, jer ćete tako izgubiti pažnju vaših sugovornika.

Pandemija koronavirusa preselila nas je u naše domove, što ima svojih velikih prednosti, ali pred nas je stavilo i niz nekih novih izazova.  Obavljati iste stvari poput radnih sastanaka, uspijevati održavati odnos kolegama s kojima se sve manje ili gotovo nikako ne viđamo uživo, postizati zadane ili željene poslovne rezultate – sve su to nove okolnosti u kojima smo se morali snaći, a po svemu sudeći morat ćemo se snalaziti još neko vrijeme.

Pobrinite se stoga da vaši sastanci budu interaktivni i personalizirani. Zoom, Skype, MS Teams i brojni drugi ponudili su odlične platforme koje su se nama pokazale izvrsnima u našem svakodnevnom radu.

Komuniciramo s klijentima gotovo kao uživo, omogućujemo praćenje naših procesa rada jednako kao da se sastajemo u uredima.

Cilj je da posao teče i da se projekti završavaju, uspješno

Za bilo koji virtualni sastanak važno je sve važne informacije održati sažetima i preciznima te postaviti ključna pitanja koja su nam potrebna za kvalitetnu pripremu prijedloga projekta. Prednosti virtualnih sastanaka: mali razgovor sveden je na najmanju moguću mjeru, nema vremena provedenog na putu do sastanka i s njega, suvišne teme, „sastanci“ su sažetiji, konkretniji i rekao bih učinkovitiji jer se vrijeme bolje troši.

Poticanje rasprave može biti teško stoga vodite računa o sadržaju, podijelite uloge unutar svog tima da je jasno tko što vodi, tko što komunicira.

Zaslon je vaš najbolji prijatelj za virtualne sastanke i video konferencije i koristite ga, između ostalog, za dijeljenje sadržaja zaslona, ​​prozora ili aplikacija koji se koriste zajedno s alatima za konferencije. To znači da bilo tko u bilo kojem trenutku ima mogućnost dodavanja sadržaja, spremanja i ispisa dokumenta, bez obzira na fizičku udaljenost.

To u praksi znači da ako jedan od sugovornika ima određeni dokument otvoren na ekranu svog računala i radi na njemu, drugi sugovornici mogu pratiti sve što se događa i unositi sadržaj zajedno s njima. Konačno, možete isti dokument s bilješkama svih sudionika sastanka spremiti na računalo bilo kojeg sudionika, automatski, bez potrebe za kasnijim slanjem dokumenta.

Vježbom do savršenstva

Osim što je to vaš zaslon, vaš je kolega ujedno i vaša web kamera, a iako je za to potrebna određena praksa, iskusni profesionalci koji vode mnoge virtualne sastanke znaju da kad nešto kažete i objasnite osobi s kojom razgovarate, morate ju potražiti na web kameri. Na ovaj način izgleda da gledate izravno u osobu s kojom razgovarate, a to stvara jaču vezu tijekom rasprave i postavljanja dnevnog reda.

Obično je teže voditi virtualnu raspravu od one uživo. Može biti korisno imenovati moderatora, po mogućnosti osobu koja inače vodi timove. Moderator također može koristiti anketni sustav kako bi uzeo “puls” grupe o određenim pitanjima i osigurao da se čuju svi glasovi i utvrde svi stavovi. Voditelj bi također trebao moći pojasniti osnovna pitanja o tehnologiji koja se koristi.

Sve ove stvari stvaraju glavobolju onima koji nisu iskusni u vođenju virtualnih sastanaka, a oni započinju ne znajući kako i kojim alatima mogu lako olakšati taj proces.

Obratite pažnju na zvuk, pozadinu i naravno na odjeću

Ako je vaša soba prazna i neuredna, to može dovesti do šupljeg zvuka koji može biti izvan fokusa. Opremljene sobe proizvode najbolji zvuk na web konferencijama. Čak i postavljanje sagova može smanjiti odjek i proizvesti bolji zvuk. S druge strane, preporučljivo je nositi i slušalice zbog kvalitete zvuka. Tako će vas ljudi bolje razumjeti.

Najsigurnije je odabrati neutralni zid. Nijanse sive ili bijele mogu dobro funkcionirati. Sve što poremeti pozadinu odvratit će pozornost od sadržaja onoga što govorite. Također je važno obratiti pažnju na osvjetljenje. Na primjer, nije preporučljivo održavati sastanke kad dnevno svjetlo počinje gubiti na intenzitetu.

Neke metode i preporuke, ovisno o potrebama ili situaciji

Praksa pokazuje da se mnogi odlučuju za konferencijske pozive putem svojih pametnih telefona, jer su aplikacije obično vrlo jednostavne za upotrebu. Ako odaberete ovu opciju, osigurajte stabilnu sliku. Možda trebate bilježiti, a to je teško držeći telefon u ruci, a zatim se u ovoj situaciji odlučite za prijenosno ili stolno računalo.

Ako vodite samo audio razgovor, slobodno ga radite u pidžami i papučama. Međutim, za video pozive nikako! Odjenite se kao da ćete sastanku prisustvovati uživo.

Nemogućnost suradnje s kolegama u istoj sobi može biti izazov. Da bi virtualni sastanci uspjeli, možda ćete trebati prilagoditi način na koji ih vaš tim vodi.

Stoga budite spremni – uz dobru tehnologiju i komunikacijske vještine možete imati učinkovit virtualni sastanak.

Možda ga ne možemo odraditi umjesto Vas, ali tim Studio Zona može Vam pomoći u pripremi kao i edukaciji kako ga odraditi na najbolji mogući način